Zusammenfassung
Versteckte Prozesskosten sind der Graus eines jeden Einkaufsleiters. Dazu gehören in der Regel auch eine enorme Menge an Artikeln, deren Verwaltung ja auch Aufwand bedeutet. Genauso wie jede Menge Lieferanten mit denen Gespräche geführt werden müssen und die verwaltet werden sollten.
Die Herangehensweise neben den eigentlichen Druckkosten auch die Prozesskosten zu betrachten führt geradewegs zu einer Web-to-Print Lösung oder aber einem Marketingportal und kann bis zu 60% der Druck- und Prozesskosten einsparen helfen.
Wieso immer nur Druckkosten optimieren
Der Druck selbst macht wahrscheinlich nur 30% der Gesamtkosten des Druckprozesses aus. Die Prozesskosten stehen für unglaubliche 55% und die restlichen 15% für Logistik. (auch Logistik zwischen Druck und Weiterverarbeitung oder Lager)
Daher stellt man sich doch die Frage, wieso immer nur die Druckkosten optimieren zu wollen und dann vielleicht Gefahr zu laufen die Druckerei so unter Druck zu setzen, dass nicht alle Qualitätsanforderungen mehr erfüllt werden können?
Druck- und Prozesskosten ist daher der offensichtlichste Ausgangspunkt bei der Bewertung von kommerziellen Druckpreisen. Dies ist bei Ausschreibungen allerdings überhaupt nicht berücksichtigt – es geht hier nur um den Druckpreis – wie dann die Prozesse zur Bestellung sind wird straflässig vernachlässigt. Selbst wenn Preis pro Druck die Herstellungskosten des gedruckten Materials, wie Tinte, Toner und Papiersorte berücksichtigt, um Prozesskosten zu ermitteln, werden die Gesamtkosten des Druckens – einschließlich das Verwalten, Entwerfen, Erstellen, Drucken, Überproduktion, Zoll und Logistik der Produkte an Ihren Bestimmungsort nicht eingerechnet.
Das eigene Druckportal zur Prozesskostenoptimierung
Nehmen wir mal den einfachsten Fall an und zugleich das beliebteste Produkt: die Visitenkarte.
Üblicherweise wird die Visitenkarte durch die Assistenz bestellt, danach erhält der Grafikdesigner den Auftrag zur Erstellung der Druckdatei, diese geht dann an den Besteller zur Freigabe, hiernach wird die Druckdatei an die Druckerei gesendet (auch gerne online bestellt) und danach produziert und ausgeliefert. Danach kommt diese Einzelrechnung zur Buchhaltung und muss einzeln bezahlt werden. Kostenpunkt nicht wie vielleicht im Druckportal erwähnt nur 15,99€ für 500 Visitenkarten; nein: Der gesamte Prozess kostet über 60€ netto.
Stellt man nun das eigene Druckportal mit vordefinierten Visitenkarten-Templates dagegen. Hier bestellt der Mitarbeiter selbst und trägt seine individuellen Merkmale ein (Personalisierung), hat ggf. Beschränkungen und hält zu 100% die Corporate Identity ein. Ggf. wird die Assistentin dies noch freigeben und der Betrag wird bequem über die Sammelrechnung in das ERP System zur Rechnung hinzugefügt – inklusive erforderlicher Freigabe-Merkmale. Der gesamte Prozess ist über 60% preiswerter gestaltet!
Nicht nur Visitenkarten – alles muss in das Druckportal
Viele Unternehmen haben vielleicht die Visitenkarte schon über ein Portal so gelöst. Erstaunlich – aber leider bleibt es immer dabei. Was ist denn mit den Produktbroschüren, Katalogen, Messeständen, Roll-ups, Werbeartikeln und Unternehmensbroschüren?
Der gesamte Werbebaukasten des Marketings inklusive der wichtigen Vorgaben zur Corporate Identity kann in ein Web-to-Print Druckportal integriert werden. Es geht hier in erster Linie um die Standardwerbemittel.
Sonderwerbeformen können ja nach wie vor über analoge Prozesse bestellbar sein – allerdings ist ein neues Design eines Produktflyers kein neues Werbemittel – es ist eine Variation, denn Format, Farbwahl und Spezifikationen bleiben ja gleich und sind daher auch standardisiert in einem Druckportal zu erfassen.
Reporting und Erfassung der Druckaktivitäten
Letzter Punkt ist natürlich immer das Reporting der Aktivitäten. Viele Unternehmen können nur sehr mühselig Ihre kompletten Druckkosten ermitteln. Über ein Portal ist dies per Knopfdruck möglich und zudem auch nach Besteller auswertbar. Hier kann man zudem auch als Vertrieb- und Marketingleiter enorm wichtige Rückschlüsse ziehen, welche Zweigstelle/Vertriebseinheit denn die neuen Produktflyer bestellt hat und dementsprechend vertrieblich aktiv ist.
Den Einkaufsleiter freut es, dass es nur noch 1 Artikel in der Verwaltung gibt, nämlich „Werbebaukasten“. Hierüber lässt sich die Verwaltung der Artikel von z.B. 500 Artikeln auf 1 Artikel entschlanken – schön ist das mit einem Web-to-Print Druckportal.
Herzliche Grüße
Ihr Stefan Kremer
stkremer@cimpress.com